Sau khi đơn bảo lãnh (Form I-130) do người bảo lãnh (NBL) nộp được USCIS chấp thuận, hồ sơ bảo lãnh định cư sẽ được chuyển sang Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC) thuộc Bộ Ngoại giao Mỹ. Giai đoạn NVC chính là “cầu nối” quan trọng giữa quyết định chấp thuận của USCIS và lịch hẹn phỏng vấn của bạn tại Lãnh sự Quán Mỹ tại TP. HCM.
Chức năng của NVC là gì?
Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC) thuộc Bộ Ngoại giao Mỹ, đặt trụ sở tại Portsmouth, New Hampshire. NVC không phải nơi ra quyết định cuối cùng về hồ sơ di trú, mà là cơ quan trung gian giữa USCIS và Lãnh sự quán/Đại sứ quán Mỹ ở nước ngoài.
Các chức năng chính của NVC gồm:
- Tiếp nhận hồ sơ bảo lãnh định cư từ USCIS
- Là nơi lưu trữ hồ sơ cho đến khi visa sẵn sàng cấp (đặc biệt với diện Family Preference phải chờ quota)
- Thông báo và cấp thông tin đăng nhập CEAC đến đương đơn để thực hiện các bước cần thiết
- Thu phí và đảm bảo giấy tờ hợp lệ, đủ theo yêu cầu. Nếu thiếu, họ phát hành “Checklist” yêu cầu bổ sung
- Xác nhận hồ sơ đủ điều kiện (Documentarily Qualified) và sắp lịch phỏng vấn
Quá trình xử lý hồ sơ tại NVC nhanh hay chậm phụ thuộc vào loại visa của bạn:
- Diện IR/CR (Immediate Relative – người thân trực hệ của công dân Mỹ như vợ/chồng, con độc thân dưới 21 tuổi, cha/mẹ) không bị giới hạn visa, nên NVC sẽ mở hồ sơ ngay khi USCIS chuyển hồ sơ qua để bạn làm các bước cần thiết, sau đó xử lý hồ sơ và sắp lịch phỏng vấn.
- Diện F (Family Preference – có giới hạn số lượng visa hằng năm) sẽ phải chờ 2 lần lịch Visa Bulletin – lần 1 chờ lịch Dates for Filing để NVC mở hồ sơ, lần 2 chờ lịch Final Action Dates để được xếp lịch phỏng vấn.
Các bước cần làm ở giai đoạn NVC để xin visa định cư
Bước 1: nhận case number và invoice ID number
Khi USCIS chấp thuận hồ sơ và chuyển sang NVC, bước đầu tiên là NVC khởi tạo hồ sơ trên hệ thống. Quá trình này thường mất khoảng 3–4 tuần kể từ ngày USCIS chuyển hồ sơ (tham khảo mục Current Case File Creation Time trên NVC timeframes).
Sau khi khởi tạo, NVC sẽ gửi Welcome Letter qua email hoặc thư giấy, trong đó có Case Number và Invoice ID. Đây là hai thông tin quan trọng để đăng nhập hệ thống CEAC (Consular Electronic Application Center) và tiếp tục các bước như đóng phí, điền Form DS-260, nộp hồ sơ tài chính và hồ sơ dân sự.
- Với diện IR/CR, NVC gửi Welcome Letter ngay sau khi tạo xong hồ sơ → bạn có thể đăng nhập CEAC và xử lý ngay.
- Diện F: NVC sẽ lưu hồ sơ và chỉ gửi Welcome Letter khi lịch Visa Bulletin (bảng Dates for filing) đến lượt.
- Thông thường NVC sẽ gửi thông báo khi visa đến lượt, nhưng đôi khi có thể bị trễ hoặc sót thông tin.
- Vì vậy, bạn nên tự theo dõi Visa Bulletin hằng tháng được ICAVIET cập nhật (bạn có thể đăng ký email để nhận tin visa qua email).
- Nếu thấy ngày ưu tiên (Priority Date) của mình đã đến lượt mà chưa nhận được thông báo, bạn cần chủ động liên hệ NVC qua Public Inquiry Form.
Lưu ý quan trọng:
- Khi NVC thông báo visa đã sẵn sàng, người được bảo lãnh (NĐBL) phải nộp đơn xin visa định cư (Form DS-260) trong vòng 1 năm.
- Nếu không có phản hồi nào trong 12 tháng (không đăng nhập CEAC, không đóng phí, không liên hệ NVC), hồ sơ sẽ bị hủy và mất luôn ngày ưu tiên.
- Bạn có thể xin khôi phục trong vòng 2 năm nếu chứng minh được lý do không phản hồi là ngoài tầm kiểm soát (thiên tai, bệnh nặng, sự cố bất khả kháng…).
Bước 2: đóng các khoản phí bắt buộc
Sau khi nhận được Welcome Letter từ NVC, việc đầu tiên bạn cần làm là thanh toán các khoản phí xử lý hồ sơ. Có 2 loại phí:
- Phí xin visa định cư (IV Fee): Dành cho đương đơn, liên quan đến Form DS-260, đơn xin visa định cư.
- Phí bảo trợ tài chính (AOS Fee): Dành cho người bảo lãnh, liên quan đến Form I-864, cam kết bảo trợ tài chính cho người được bảo lãnh khi sang Mỹ.
Cách thanh toán:
- Đăng nhập vào CEAC bằng Case Number và Invoice ID.
- Nhấn nút “PAY NOW” trong mục AOS Fee hoặc IV Fee trên trang tóm tắt hồ sơ.
- Bạn cần có số routing number (mã ngân hàng Mỹ) và số tài khoản (checking/savings) tại ngân hàng Mỹ để thanh toán.
- Hai khoản phí này không thể thanh toán cùng lúc, hệ thống sẽ yêu cầu bạn trả từng khoản một.
Lưu ý sau khi thanh toán:
- Bạn cần chờ NVC xác nhận (khoảng 10 ngày làm việc).
- Bạn chỉ có thể truy cập và điền Form DS-260 sau khi các khoản phí đã được NVC xử lý thành công.
Bước 3: nộp đơn xin visa định cư (Form DS-260)
Sau khi đã thanh toán đầy đủ phí và trạng thái trong CEAC hiển thị “PAID”, NĐBL và tất cả đương đơn phụ đi kèm đủ điều kiện phải hoàn tất Form DS-260 – Application for Immigrant Visa and Alien Registration trên hệ thống CEAC.
Cách làm: đăng nhập vào CEAC → chọn “START NOW” dưới mục IV Application trong trang tóm tắt hồ sơ.
Sau khi hoàn tất và nộp form, hãy in trang xác nhận (Confirmation Page). Trang này bắt buộc phải mang theo khi đi phỏng vấn. Bạn có thể in lại bất cứ lúc nào từ CEAC.
Bước 4: chuẩn bị hồ sơ bảo trợ tài chính phía người bảo lãnh
Hồ sơ bảo trợ tài chính là bằng chứng cho thấy người bảo lãnh có đủ khả năng tài chính để hỗ trợ người được bảo lãnh khi sang Mỹ.
Mẫu bảo trợ tài chính thông dụng thường dùng:
- I-864: Form cam kết bảo trợ tài chính chuẩn, thông dụng.
- I-864EZ: Form cam kết bảo trợ tài chính dành cho một số trường hợp đơn giản, chỉ có một người bảo lãnh và thu nhập đủ.
- I-864A: dành cho thành viên trong cùng hộ gia đình muốn góp thu nhập với người bảo trợ chính để hỗ trợ cho người có ý định nhập cư (NĐBL)
Bằng chứng thu nhập/tài sản kèm theo: tờ khai thuế (tax return), mẫu W-2/1099, thư xác nhận việc làm, bảng lương gần nhất.
Người đứng ra bảo trợ tài chính (ký form I-864) gọi là “sponsor” (người bảo trợ):
- Người bảo lãnh chính (petitioner) bắt buộc phải điền Form I-864.
- Nếu thu nhập không đủ, có thể nhờ thêm người đồng bảo trợ (joint sponsor) để cùng ký và nộp Form I-864.
Trường ngoại lệ: Nếu hệ thống CEAC yêu cầu bạn nộp phí bảo trợ tài chính, nhưng bạn thuộc trường hợp được miễn bảo trợ tài chính thì bạn cần liên hệ với NVC trước khi thanh toán phí.
Bước 5: chuẩn bị hồ sơ dân sự phía Việt Nam (Civil Documents)
NĐBL và mỗi đương đơn phụ đi kèm phải thu thập đầy đủ giấy tờ dân sự theo yêu cầu để bổ sung cho hồ sơ xin visa:
- Tất cả giấy tờ phải do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (trừ lý lịch tư pháp nếu từng ở hoặc đang lưu trú tại nước ngoài).
- Nếu giấy tờ không phải tiếng Anh hoặc tiếng Việt → phải có bản dịch công chứng, kèm xác nhận của người dịch về tính chính xác và năng lực dịch.
- Bạn có thể xem: danh sách các giấy tờ cần nộp ở NVC tại đây.
Bước 6: nộp hồ sơ lên hệ thống CEAC
Sau khi thu thập đầy đủ giấy tờ dân sự và tài chính, bạn cần scan hồ sơ và tải lên hệ thống CEAC:
- Định dạng file chấp nhận: .pdf (ưu tiên), .jpg, .jpeg.
- Dung lượng tối đa: 4 MB mỗi file.
- Hồ sơ nhiều trang (ví dụ: Form I-864) phải gộp chung thành một file duy nhất.
- Không chấp nhận file .zip, PDF có mật khẩu, hoặc file chỉnh sửa được.
Chất lượng hình ảnh:
- Scan màu, rõ ràng, không bị mờ hoặc cắt mất góc.
- Nếu giấy tờ có mặt sau (dấu mộc, chữ ký, ghi chú) → phải scan cả mặt sau.
- Tài liệu cần dịch thì phải gộp bản gốc + bản dịch công chứng trong cùng một file.
- Đặt file đúng chiều, không bị ngược, dễ đọc trên màn hình.
Upload và nộp hồ sơ scan trên CEAC:
- Sau khi scan xong toàn bộ giấy tờ (tài chính + dân sự), đăng nhập CEAC → chọn “Start Now” dưới mục Affidavit of Support Documents và Civil Documents.
- Upload đầy đủ giấy tờ theo từng mục. Chỉ khi đã đủ hết, nút “Submit Documents” mới bấm được.
- Bấm “Submit Documents” để chính thức nộp hồ sơ → hồ sơ sẽ được xếp hàng chờ NVC duyệt.
Kết quả sau khi NVC duyệt hồ sơ
Sau khi bạn đã hoàn tất những thủ tục trên, NVC sẽ bắt đầu quy trình rà soát hồ sơ. Mục tiêu là đảm bảo mọi tài liệu đều hợp lệ, đầy đủ và đúng theo yêu cầu.
- Nếu phát hiện thiếu sót hoặc sai thông tin, NVC sẽ gửi Checklist thông báo chi tiết để bạn bổ sung.
- Khi tất cả đã đạt yêu cầu, NVC sẽ xác nhận hồ sơ ở trạng thái Documentarily Qualified (DQ) – nghĩa là hồ sơ của bạn đã sẵn sàng để được xếp lịch phỏng vấn tại Lãnh sự quán.
Khi hồ sơ đạt DQ, bạn sẽ nhận được email thông báo từ NVC (thường gọi là “thư 60 ngày”) xác nhận rằng toàn bộ phí, form và giấy tờ cần thiết đã được nộp. Hồ sơ sẽ được giữ tại NVC cho đến khi có lịch phỏng vấn tại Lãnh sự quán Mỹ, lúc đó bạn sẽ nhận được thư hẹn chính thức.
- Với diện IR (Immediate Relative): sau khi DQ, hồ sơ sẽ được NVC xếp lịch phỏng vấn ngay khi Lãnh sự quán có lịch trống.
- Với diện F (Family Preference): dù đã DQ, hồ sơ vẫn phải chờ đến khi lịch Visa Bulletin vượt qua ngày ưu tiên (Priority Date) mới được NVC lên lịch phỏng vấn.
Kết luận
Giai đoạn NVC giữ vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ. Khi hồ sơ đã đầy đủ yêu cầu thì bạn sẽ được xếp lịch phỏng vấn. Tuy nhiên, đây mới chỉ là bước bảo đảm bạn có đủ hồ sơ hợp lệ để trình bày trước viên chức lãnh sự. Quyết định cuối cùng về việc cấp visa chỉ được đưa ra trong buổi phỏng vấn.
