QUY TRÌNH TƯ VẤN VÉ MÁY BAY
Bước 1: Tiếp nhận thông tin KH
ICAVIET có bán vé máy bay thương mại từ Mỹ về VN và ngược lại, với giá vé hiện tại đang tốt nhất thị trường.
Khi có thông tin KH cần mua vé máy bay, hỏi KH các thông tin sau:
- Ngày dự kiến bay, ngày về (nếu bay khứ hồi)
- Nơi xuất phát
- Nơi đến
- Số lượng KH (quan trọng)
- Có yêu cầu đặc biệt gì thêm: hãng bay (1 số KH thích bay Japan Airlines v.v.), thời gian quá cảnh ngắn (2 tiếng là tốt nhất), số lượng transit thấp (hiện tại ngoài trừ Việt Nam Airlines là bay thẳng từ California về VN, còn lại đều phải transit ít nhất 1 chặng), ưu tiên giá vé hay ưu tiên chặng bay có thời gian bay ngắn nhất v..v
Bước 2: Tìm kiếm chuyến bay phù hợp
- Khi có thông tin yêu cầu về chuyến bay của KH, đăng nhập vào web https://www.gttglobal.com/ hoặc hệ thống 1A Việt Nam https://www.sellingplatformconnect.amadeus.com/LoginService/login.jsp?SITE=LOGINURL&LANGUAGE=GB để tìm ra hành trình và giá vé tốt nhất cho khách hàng. Tài khoản và mật khẩu sẽ được ICAGO cung cấp khi làm việc tại đây.
- Lựa chọn hành trình bay theo tiêu chí ưu tiên của KH (giờ bay, giá vé, thời gian bay, transit v.v.)
- Gởi cho khách từ 2 – 3 hành trình để khách cân nhắc và quyết định chuyến bay phù hợp nhất.
- Trên web có thêm nhiều option để lựa chọn theo tiêu chí của khách như non-stop, 1-stop, airlines,…(theo hình bên dưới)
Lưu ý:
- Không lựa chọn những hành trình mà phải chuyển đổi sân bay quá cảnh. Vì việc di chuyển giữa 2 sân bay đòi hỏi phải có visa. VD: từ Lax – HND nhưng lúc bay lại xuất phát từ NRT – SGN.
- Không lựa chọn hành trình bay mà qua đêm tại sân bay Narita, Nhật vì sân bay này chỉ hoạt động từ 6h – 24h hàng ngày. Hành khách nối chuyến qua đêm sẽ phải ra khỏi khu vực nối chuyến (phải nhập cảnh và làm thủ tục hải quan vào Nhật). Mặt khác, theo quy định của chính phủ Nhật từ ngày 03/04/2020, tất cả hành khách không có quốc tịch Nhật Bản đã từng lưu trú hoặc quá cảnh tại Việt Nam đều bị cấm nhập cảnh vào Nhật, ngoại trừ 1 vài trường hợp đặc biệt
- Hành trình từ VN – Canada/Mỹ không lựa chọn quá cảnh tại Mỹ/Canada vì yêu cầu phải có visa khi quá cảnh.
Cách xem điều kiện hoàn hủy của vé trên GDS mà không cần gọi cho Đại lý
Đầu tiên đăng nhập vào web GTT xem vé này được giữ chỗ trên hệ thống nào trên GDS và chọn giao diện của hệ thống đó:
- Amadeus: RT(mã giữ chỗ)=> FXX => FQN1-1*PE => xem phần Cancel và Changes.
- Sabre: *(mã giữ chỗ)=> WP=>WPRD* (MD là kéo xuống dưới)
- Worldspan: *(mã giữ chỗ)=> 4P=> 4PR-1@PEN
Trên GDS sẽ báo mức phí mà hãng phải thu khi hoàn/hủy vé thì báo khách mức phí đó cộng thêm $25 (phí GTT thu)
Tuy nhiên có những trường hợp dùng lệnh nhưng không ra được giá của hành trình thì cũng không tìm được các điều kiện hoàn hủy của vé. Trong trường hợp này thì sẽ gọi hỏi đại lý.
Bước 3: Báo hành trình, giá vé cho KH và giữ chỗ
Định nghĩa:
- Giá Expedia (EXP): giá thị trường;
- GTT, Agent Air (AGA): giá đại lý cấp 1 ở Mỹ;
- Cao Minh (CM), Thiên An (TA), Bayou: giá đại lý cấp 1 ở VN.
Sẽ không có mức service fee cố định và tùy vào khách hàng và hành trình mà báo mức giá phù hợp. Muốn xác định được giá bán thì làm theo các bước sau:
Đầu tiên xác định được KH đang sống ở VN hay ở Mỹ
- Nếu KH đang sống ở Mỹ thì sẽ so sánh giá giữa EXP và CM
+ TH1: Giá EXP >GTT> CM > $120 chênh lệch cùng hành trình hoặc tương tự => Cộng ít nhất là $120 và xuất vé tại CM. Có thể báo bằng giá EXP hoặc thấp hơn một chút để dễ bán.
+ TH2: Giá GTT < CM thì search thêm giá EXP. Nếu giá GTT < EXP thì báo bằng hoặc thấp hơn giá EXP tùy khách hàng và tùy số lượng vé khách mua. Để nhanh chóng thì có thể báo mức giá giao động +$100 từ giá gốc => Xuất vé GTT/AGA
VD: Giá trên GTT là $1200 thì báo khách hàng là $1200 – $1300. Khi khách hàng chốt mức giá này thì lúc đó search thêm giá trên EXP để xác định cộng service fee là bao nhiêu cho phù hợp.
+ TH3: giá EXP= GTT/AGA = CM thì + $20 – 30 tùy số lượng vé khách mua (trường hợp này xảy ra đối với các hãng không cho commission như Eva, Delta, VN airlines)
2. Nếu KH đang sống ở VN thì so sánh giữ giá Cao Minh và GTT để báo giá
+ TH1: Giá GTT < CM thì báo bằng giá CM hoặc cao hơn $5 – $10 và xuất vé GTT/AGA
+ TH2: Giá GTT> CM thì báo giá CM + $15 – $20 nhân tỷ giá của CM tại thời điểm báo.
Lưu ý:
- Lưu ý khi báo giá cho khách thì báo luôn về số kiện hành lý khách được mang theo.
- Khi KH chốt hành trình thì nhờ khách cung cấp PP để giữ chỗ. Lưu ý với KH là nên thanh toán sớm để xuất vé phòng trường hợp giá vé thay đổi.
- Nếu như khách vẫn chưa quyết định và ngại cung cấp PP cho ICAGO thì có thể xin khách họ tên (theo PP VN hoặc PP US) và ngày tháng năm sinh để giữ chỗ cho khách trước.
- Cách đặt tên giữ chỗ trên GTT: First name: phần tên còn lại trên PP trừ họ, Last name: họ
- Khi khách đưa PP giữ chỗ, nếu là PP US thì phải hỏi khách có PP VN còn hạn không, nếu PP VN còn hạn trên 6 tháng thì yêu cầu khách cung cấp PP VN để giữ chỗ cho khách.
Bước 4: Nhận thanh toán và xuất vé cho khách:
Trước khi nhận thanh toán từ khách phải hỏi lại đại lý cấp 1 một lần nữa để xác định giá vé. Nếu giá vé có thay đổi thì phải báo khách trước khi thanh toán.
Lưu ý trước khi xuất vé ở Mỹ thì check trên hệ thống GDS xem giá đó còn giữ hay không, nếu còn thì cho dù bên ĐL cấp 1 có báo giá thay đổi thì có quyền yêu cầu họ xuất theo vé giá cũ.
Trong trường hợp này thì GTT sẽ charge thẻ của khách theo giá net, phần còn lại khách sẽ chọn hình thức thanh toán khác (zelle, hoặc charge thẻ tại Icago)
1 Gửi thông tin thanh toán qua KH theo các cổng thanh toán dưới đây.
1.1 Thanh toán qua Zelle
Tài khoản Zelle của ICAGO
Email:vemaybay@icago.net
Điện thoại: (253) 355 7514
1.2 Thanh toán qua thẻ tín dụng
- Áp dụng cho khách xuất vé tại đại lý cấp 1 ở Mỹ
+ Luôn ưu tiên nhận thanh toán qua zelle. Nhưng đối với trường hợp KH phải thanh toán số tiền lớn (trên $3500) hoặc khách không sử dụng zelle thì có thể gợi ý Khách sử dụng thẻ tín dụng theo hướng dẫn như sau:
Yêu cầu KH hoàn tất và ký tên trên form xác nhận thanh toán qua thẻ (gởi cho khách mẫu bên dưới)
ICAGO gửi anh/chị xác nhận thanh toán qua thẻ tín dụngThe link to the credit card authorization form is below
http://icago.net/credit_card_authorization_form
Form này là nhằm xác nhận số tiền công ty ICAGO được phép nhận từ thẻ tín dụng của chị cho mục đích mua vé máy bay
This form is to confirm the amount of money ICAGO LLC is permitted to receive from your credit card for the purpose of purchasing airline tickets.
Lưu ý trong form này chỉ có 4 số đầu và 4 số cuối của thẻ nên phải gọi cho khách để lấy thêm thông tin 8 số giữa của thẻ tín dụng thì mới có thể charge thẻ được.
- Áp dụng cho khách xuất vé tại VN:
- Nhận thanh toán qua zelle
- Thanh toán qua thẻ tín dụng: xem hạn mức charge thẻ trên Gopro => gởi link Yêu cầu KH hoàn tất và ký tên trên form xác nhận thanh toán qua thẻ
- Không nhận thẻ tín dụng có 15 số , chỉ nhận thẻ 16 số
- Nếu khách muốn charge thẻ tín dụng: Khi xuất vé tại CM, TA thì phải báo khách phí chage thẻ là 3.0%, xuất vé qua Bayou thì không có phí charge thẻ (Bayou tính MCO 4%/ chênh lệch giữa giá mua và bán)
1.3 Thanh toán bằng VNĐ tại VN:
Tài khoản ngân hàng của ICAVIET ở Việt Nam:
Ngân hàng quân đội (MB Bank)
Chủ tài khoản: Hứa Viết Quang Việt
Số tài khoản: 1100118867899
1.4 Thanh toán qua chuyển khoản Ngân hàng tại Mỹ
Lưu ý: nếu khách hàng chọn hình thức này thì phải tư vấn cho khách chọn hình thức chuyển khoản nhanh thì ICAGO mới nhận được khoản thanh toán sớm của KH. Nên gởi thêm business license cho khách để khi chuyển khoản NH không làm khó.
Account name: ICAGO LLC
Account number: 855019615
Routing number: 325070760
Bank name: Chase Bank
2 Xuất vé cho khách:
- Khi xuất vé sẽ nhắc đại lý cấp 1 chọn chỗ luôn cho khách mà không cần khách hàng yêu cầu.
- Người xuất vé phải có trách nhiệm check lại thời hạn passport (US, VN)/MTT của khách để tránh tình trạng KH đã mua vé của ICAGO nhưng không thể tham gia chuyến bay do không đủ điều kiện xuất nhập cảnh!
- Đối với những KH lớn tuổi (>60t) thì sẽ chủ động hỏi xem khách có muốn book xe lăn hay không để hỗ trợ khách.
2.1 Xuất vé tại Mỹ (GTT,…)
– Nhắn vào group Skype cho GTT bao gồm mã đặt giữ chỗ PNR và tên hệ thống GDS đã đặt chỗ (Amadius, Worldspan, hoặc Sabre) như hình bên dưới và xác nhận giá vé tại thời điểm xuất vé.
- Sau khi xác định được hành trình, nhắn thông tin thẻ tín dụng của ICAGO (trong trường hợp khách thanh toán qua zelle) hoặc thông tin thẻ của KH (trường hợp charge trực tiếp thẻ của khách). Lưu ý: yêu cầu GTT charge số tiền mà ICAGO đã báo cho khách. Nếu không báo GTT theo thực tế thu của KH, sẽ bị phạt phần chênh lệch.
– Thông tin thẻ tín dụng của ICAGO để GTT charge thẻ trong trường hợp khách không thanh toán bằng thẻ tín dụng của họ
4246 3153 3594 0712
VIET Q VIET HUA
06/27
– Nếu hành trình bay do hãng KE xuất vé thì phải sử dụng thẻ tín dụng (TTD) của Khách hàng, không thể sử dụng TTD của ICAGO. Nếu KH không có TTD thì có thể thanh toán zelle cho Icago sau đó ICAGO thanh toán cho Đại lý cấp 1 ở Mỹ (GTT) bằng check.
– Trường hợp không thể dùng thẻ của ICAGO charge thẻ mà khách cũng không thanh toán bằng thẻ tín dụng thì ICAGO có thể thông báo cho GTT thanh toán bằng check. Tuy nhiên luôn ưu tiên thanh toán cho GTT bằng thẻ của ICAGO
2.2 Xuất vé tại VN
– Vé giữ chỗ đại lý nào thì nhắn vào group xuất vé của đại lý đó. Đây là điều bắt buộc vì kế toán công ty không thể theo dõi khoản công nợ nếu như vé đó không được xuất trên group.
Lưu ý: Khi xuất vé phải yêu cầu đại lý add thêm số điện thoại và email vemaybay@icago.net để cả 2 bên đều có thể theo dõi được cập nhập của hãng bay
Bước 5: Gửi lịch bay và theo dõi chuyến bay KH
- Khi KH đã thanh toán, xuất vé và gửi vé máy bay điện tử cho KH qua email (đã có sẵn mẫu). Phải kiểm tra với đại lý về điều kiện hoàn và đổi vé và báo khách luôn trong email.
- Khi soạn email gởi vé thì phần phí hoàn vé = phí hoàn của hãng + $200
- Nhập thông tin KH và vé vào Gopro để theo dõi hành trình bay đồng thời lưu vé và PP của khách tại đây. Kiểm tra tình trạng chuyến bay của khách trong mục schedules 7 ngày và 2 ngày trước khi bay.
- Theo dõi mục review trên app để gởi link review (có sẵn trong Hara) cho khách và nhờ KH đánh giá về chất lượng dịch vụ.
HƯỚNG DẪN CÁCH NHẬP APP
A Cách xử lý trong trường hợp hoàn vé:
1/ Hướng dẫn nhập Gopro: Vào mục booking issued để cập nhập lại tình trạng của vé =>nhấp vào Update status => chọn Refunded Sau khi tính phí hoàn vé của ICAGO và nhờ đại lý cấp 1 tính toán số tiền hoàn cho khách thì điền đầy đủ các thông tin như bên dưới:
Refunded Date: Ngày xử lý hoàn vé cho khách
Agency refund amount: số tiền đại lý cấp 1 hoàn trực tiếp cho khách hàng
Agency refund ICAGO: Số tiền Đại lý cấp 1 hoàn lại cho Icago
ICAGO refund amount: Số tiền Icago hoàn cho khách
Refund Fee: Phí hoàn vé mà ICAGO thu được của khách (không tính phí hoàn của hãng và đại lý cấp 1). Phí này dùng để tính KPI cho booker.
Final Paid: Ngày cuối cùng khách nhận được đủ khoản tiền hoàn vé => vào mục Refunded và nhấp vào nút Final Paid
2/ Cách tính KPI: – Đối với các vé hoàn thì KPI ở lần xuất vé ban đầu sẽ được trừ vào thời điểm hoàn vé. – KPI mới sẽ được tính như sau: + KPI A: 2.5%/refund fee tính ở thời điểm bắt đầu hoàn vé (dựa vào ngày Refunded date) + KPI B: 3.5%/refund fee tính ở thời điểm khách nhận đầy đủ khoản hoàn (dựa vào ngày final paid)
B Các lưu ý khi nhập vé xuất:
- Giá Buyin của Bayou = giá vé gốc + phí MCO từng vé
- Giá Buyin GTT nhập theo INV thực tế
NOTE
Số điện thoại của đại lý:
1/ GTT: 714 839 9248
2/ AST: 0908360789 – Hương, 0916.834.968 – Thảo Chi, 0916298522 – Cẩm Tú
3/ Cao Minh: 0938.990.369 – Anh Nhã
4/ Thiên An: 0978887666 – Anh Văn
4/ Số điện thoại các hãng hàng không ở VN: https://galileo.vn/remindme/index.htm
Up: 11/04/23