Quy trình Công chứng và Hợp pháp hóa Lãnh sự

Ngày đăng: 30/07/2021

Công chứng và hợp pháp lãnh sự đều nhằm mục đích để giấy tờ được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, điểm khác nhau cơ bản là:

  • Công chứng Lãnh sự là làm trực tiếp với LSQ, bình thường là phải đến LSQ để làm, hiện tại có thể làm Online (ƯU TIÊN TƯ VẤN QUY TRÌNH NÀY)
  • Hợp pháp hóa lãnh sự là đi qua bước xác nhận của cơ quan chức năng của Mỹ trước khi gửi cho LSQ VN để đóng dấu hợp pháp (nghĩa là làm gián tiếp, người làm đơn không cần gặp trực tiếp viên chức LSQ VN)

A. CHỨNG THỰC CHỮ KÝ 

I. Diễn giải chi tiết:

– Để làm hồ sơ chứng thực chữ ký cần các giấy tờ cơ bản như sau:

  1. Ảnh chụp Passport Mỹ hoặc PP VN của người ủy quyền. Yêu cầu khách hàng ký tên vào PP (trang số 3) trước khi chụp.
  2. Giấy CMND/CCCD của người được ủy quyền (chụp 2 mặt)
  3. File hợp đồng ủy quyền (nhờ phòng công chứng, ngân hàng hoặc nơi phát sinh nghiệp vụ soạn thảo)
  4. Địa chỉ và số điện thoại nhận hồ sơ tại Mỹ

– Khi nhận đầy đủ giấy tờ từ Khách hàng qua email service@icaviet.com, cần đọc lại nội dung trên file xem có cần bổ sung thêm giấy tờ thì báo cho khách (Nếu như không chắc chắn có thể gởi hồ sơ qua LSQ để họ kiểm tra cho mình)

– Sau khi đã xác nhận đủ hồ sơ thì báo khách để tiến hành thanh toán và chuyển hồ sơ qua cho Lãnh sự quán.

– LSQ kiểm tra hồ sơ một lần nữa, thu phí từ ICA và tiến hành xử lý hồ sơ, sau đó sẽ gởi về địa chỉ của khách. Đồng thời sẽ gởi Fedex label qua cho ICA.

–  Khi nhận được Fedex label – Kiểm tra thông tin địa chỉ, tên, số điện thoại người nhận xem chính xác chưa (nếu có sai sót thì báo liền cho LSQ) – nhập tracking number tra trên www.fedex.com, chụp màn hình và thông báo KH.

– Theo dõi tiến độ giao thư của KH, nếu Fedex hiển thị đã giao thì nhắn tin hỏi KH

– Nhờ Khách hàng ký vào bản hợp đồng ủy quyền (đã có chữ ký và con dấu của LSQ) và chụp lại gởi cho ICA (bắt buộc). Lưu ý: Ký nháy từng trang và ký ghi rõ họ tên ở trang chính.

Lưu ý: chữ ký trên hồ sơ của Lãnh sự quán phải giống với chữ ký trên Passport Việt Nam (trang số 3)

– Xin feedback, nhờ KH review trên Google => giới thiệu các sản phẩm dịch vụ khác của Icaviet đến với khách hàng

– Cập nhật tiến độ làm hồ sơ lên file “Tổng hợp KH PP – F”

– Trả lời và chụp hình review tốt của KH  đăng lên fanpage.

Lưu ý: Tất cả file/scan/ảnh chụp cần phải rõ nét, không méo, không dính ngón tay hoặc bị mất góc để Lãnh sự quán lưu hồ sơ.

II. Thời gian: Khoảng 5-7 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán lệ phí.

III. Lệ phí: $150/1 bản, $260/2 bản

Văn bản ủy quyền đượ công chứng lãnh sự

Mẫu văn bản đã được Công chứng Lãnh sự

Dấu công chứng Lãnh sự

Dấu công chứng Lãnh sự

B. HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

I Quy trình thực hiện

– Để làm hồ sơ HPHLS cần các giấy tờ cơ bản như sau:

  1. Ảnh chụp Passport Mỹ hoặc PP VN của người ủy quyền. 
  2. Giấy CMND/CCCD của người được ủy quyền (chụp 2 mặt)
  3. File hợp đồng ủy quyền (nhờ phòng công chứng, ngân hàng hoặc nơi phát sinh nghiệp vụ soạn thảo)
  4. Địa chỉ và số điện thoại nhận hồ sơ tại Mỹ.

– Khi nhận đầy đủ giấy tờ từ Khách hàng qua email service@icaviet.com, báo cho Công chứng viên (CCV) sắp xếp thời gian để công chứng cho khách.

– CCV gọi video call cho khách và khách hàng ký vào giấy tờ ủy quyền trước mặt CCV.

Lưu ý: khách nên ký dư ra 1 bản so với nhu cầu để phòng trường hợp có sai sót xảy ra.

– Khách gởi các giấy tờ ủy quyền đã có chữ ký qua văn phòng ICA bên Mỹ địa chỉ 748 Market Street #25, Tacoma, WA 98402

– CCV ký vào hồ sơ khách gởi và sau đó gởi lên Văn phòng Đổng lý tiểu bang để xác nhận (apostille) (Khoảng 2 tuần)

Mẫu xác nhận của Tiểu bang Hoa Kỳ

Mẫu xác nhận của Tiểu bang Hoa Kỳ (dấu Apostille)

– Sau khi nhận được chứng thực từ văn phòng Đổng lý tiểu bang, gởi hồ sơ cho LSQ qua đường bưu điện để họ làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

– LSQ kiểm tra hồ sơ một lần nữa, thu phí từ ICA và tiến hành xử lý hồ sơ, sau đó sẽ gởi về địa chỉ của khách. Đồng thời sẽ gởi Fedex label qua cho ICA.

–  Khi nhận được Fedex label – Kiểm tra thông tin địa chỉ, tên, số điện thoại người nhận xem chính xác chưa (nếu có sai sót thì báo liền cho LSQ) – nhập tracking number tra trên www.fedex.com, chụp màn hình và thông báo KH.

– Theo dõi tiến độ giao thư của KH, nếu Fedex hiển thị đã giao thì nhắn tin hỏi KH

– Xin feedback, nhờ KH review trên Google => giới thiệu các sản phẩm dịch vụ khác của Icaviet đến với khách hàng (tin nhắn tự động)

– Cập nhật tiến độ làm hồ sơ lên file “Tổng hợp KH PP – F”

– Trả lời và chụp hình review tốt của KH  đăng lên fanpage.

II. Thời gian: Khoảng 2-3 tuần kể từ ngày khách hàng gởi hồ sơ qua văn phòng ICA.

III. Lệ phí: $200/1 bản, $260/2 bản (1 bản gốc và 1 bản copy) 

Mẫu hợp pháp hóa lãnh sự

Mẫu hợp pháp hóa lãnh sự

PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN: 

(Xem ở phần Địa chỉ Thanh toán trong phần tin nhắn nhanh trên Fanpage)

  1. Qua Zelle
  2. Qua Venmo
  3. Chuyển khoản qua tài khoản Ngân hàng Mỹ
  4. Chuyển khoản qua tài khoản Ngân hàng tại Việt Nam
  5. Thanh toán tại Văn phòng ICAVIET

– Lưu ý:

  • Qua Paypal sẽ mất phí. Khi bắt buộc giao dịch qua đây mới phải dùng.

UP:04/09/2021